Kepala Bagian Info Data

Info Data

PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN
PADA BIDANG DATA DAN INFORMASI

Dalam upaya pencapaian visi misi Dinas Kependudukan dan catatan Sipil maka sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Bidang Data dan Informasi, pelaksanaan program dan kegiatan dilaksanakan secara bertahap selama lima tahun, berikut ini akan diuraikan Perencanaan program tahunan dari Tahun 2006 s/d Tahun 2010.
a. Perencanan program dan Kegiatan Tahun 2006
Pelaksanaan Program dan kegiatan Tahun 2006 adalah :
1. Seksi Penyuluhan
Seksi Penyuluhan dengan penjadwalan yang terencana melakukan sosialisasi produk Kependudukan dan Catatan Sipil ke seluruh masyarakat Kabupaten Situbondo, Dengan memperhatikan data kependudukan, ternyata hanya 27,2 % warga Kabupaten Situbondo yang sudah memilki identitas Kependudukan, seperti KK, KTP, Akte Catatan Sipil, Besarnya persentase masyarakat yang tidak memiliki kepemilikan identitas kependudukan (72,8 %) ini disebabkan masyarakat belum begitu memahami arti penting perlunya memiliki identitas kependudukan serta pola pikir masyarakat masih sangat sederhana yang akhirnya menganggap kepemilikan identitas kependudukan dianggap belum menjadi prioritas utama,
Untuk Meningkatkan prosentase kepemilikan Identitas kependudukan, direncanakan pada tahun 2006 menjadi sekitar 40 % masyarakat Kabupaten Situbondo memilki Identitas kependudukan, maka direncanakan program dan kegiatan sebagai berikut ;

• Sosialisasi langsung kepada masyarakat
• Bimbingan Teknis kepada kelompok masyarakat (Para Kepala Sekolah, Ibu-ibu PKK, Bidan-Bidan Desa, RT/RW, Kepala Desa dst)
• Penyebaran informasi dalam bentuk buku pedoman, buku kumpulan peraturan-peraturan, brosur, billboard, siaran kata di radio pemerintah dan swasta, dll
• Penyebaran Buku register kependudukan kepada para Camat dan Kepala Desa
2. Seksi Dokumetasi
Seksi dokumentasi berperan dalam penataan dan penyimpanan Arsip dokumen kependudukan dan catatan sipil yang aman, tertib dan terkendali, arsip dokumen catatan sipil ini disimpan di ruang arsip Dinas Kependudukan dan Catatan sipil untuk selama-lamanya, tidak boleh hilang atau rusak, untuk itu telah dilakukan berbagai upaya, diataranya adalah dengan pemeliharaan dokumen secara rutin. Kegiatan pemeliharaan ini dilakukan melalui pertelaan berkas pendukung akte Kelahiran, selama ini berkas pendukung akte kelahiran masih disimpan dalam bundel plastik yang disimpan di dalam rak-rak arsip, keberadaannya sangat tidak layak penuh debu dan bertumpuk tidak beraturan, diharapkan melalui kegiatan pertelaan arsip berkas pendukung akte kelahiran ini akan memberikan suasana ruang arsip yang sebenarnya yakni yang tersusun dengan rapih dan bebas debu serta aman dari berbagai kerusakan dan hilang
Selain upaya penataan dan pemeliharaan secara fisik dilakukan juga upaya pengamanan dokumen catatan sipil melalui tehnologi digita/komputer, yakni membuat back up atau salinan dokumen catatan sipil ke komputer, berdasarkan data yang ada terdapat sekitar 600.000 akte kelahiran yang direkap dalam buku register akte kelahiran diharapkan pada tahun 2008 seluruh data register akta kelahiran sudah dapat dibuatkan data basenya. Pada tahun 2006 telah dilakukan back up data ke komputer sebanyak 400.000 akte
b. Perencanaan Program tahun 2007
Untuk Tahun 2007 direncanakan persentase Kepemilikan Identitas Kependudukan meningkat menjadi 45 % atau meningkat sekitar 15 % dari tahun 2006, adapun program dan kegiatan diantaranya adalah :

1. Seksi Penyuluhan
a) Kegiatan Sosialisasi Kependudukan, Catatan Sipil
Kegiatan penyuluhan melalui sosialisasi ini dilakukan secara berkala ke 34 Kecamatan di Kabupaten Situbondo, dalam setiap kali sosialisasi di kecamatan ini dihadirkan tokoh-tokoh masyarakat diantaranya para Ketua RW, RT dan Kepala Sekolah yang ada di desa tersebut, selain kegiatan sosialisasi juga dilakukan Bimbingan teknis Kependudukan dan Catatan Sipil yang bersifat lebih teknis dan pesertanya organisasi atau lembaga yang ada di masyarakat seperti Bintek BidanG, Bintek PKK, Bintek para Kepela Sekolah dll.
b) Penyusunan pedoman Administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil
Untuk mengantisipasi perubahan peraturan dan kebijakan yang berkenaaan dengan pelaksanaan pelayanan kependudukan, catatan sipil yang didukung oleh dasar hukum dan petunjuk pelaksanaan (pedoman) yang memadai, pada tahun 2007 akan dilakukan updating buku pedoman kependudukan dan catatan sipil, sehingga setiap perubahan kebijakan yang terjadi dapat diketahui oleh masyarakat
c) Penyusunan buku kumpulan informasi Kependudukan,
Buku Kumpulan Informasi kependudukan ini merupakan buku yang menyajikan register kependudukan atau informasi data kependudukan, melalui buku ini ditampilkan informasi seseorang diataranya nama penduduk dan identitas seluruh penduduk kabupaten Situbondo dapat diketahui, masyarakat dapat mengetahui data kependudukan yang ada di masing-masing Kecamatan, desa dan kelurahan, dalam buku ini terdapat kolom kosong yang dapat diisi oleh desa/kelurahan , yaitu tentang informasi perubahan kependudukan yang ada di desanya, misalnya : kelahiran, kematian, pindah/datang dll, selanjutnya pada akhir tahun buku tersebut dievaluasi kembali oleh dinas Kependudukan dan dilakukan updating data, sehingga data kependudukan tahun berikutnya akan selalu akurat tepat dan benar
d) Visualisasi data Kependudukan dan Catatan Sipil
Dalam upaya mendekatkan informasi kependudukan kepada masyarakat perlu didukung oleh sistem informasi penyampaian pesan yang lebih mudah dan sederhana, salah satu cara yang sudah dilakukan adalah dengan memasang billboard di halaman Kantor Kecamatan se Kab Situbondo dan lokasi strategis di Kota Situbondo, seiring dengan semakin berkembangnya produk kependudukan dan catatan sipil, mengakibatkan informasi yang ada pada papan informasi yang tersebar di seluruh Kecamatan sudah perlu disesuaikan/diganti oleh informasi yang lebih baru, untuk itu mulai tahun 2007 ini akan dilakukan pergantian papan bilboard pada 17 kecamatan, penggantian ini dilakukan secara bertahap,
e) Untuk memperluas cakupan pelayanan Kependudukan dan Catatan Sipil,
Direncanakan membangun Web Site, yang dapat diakses melalu media internet, sehingga memudahkan masyarakat mendapatkan informasi tentang kependudukan dan catatan sipil
f) Dalam upaya penyebarluasan informasi kependudukan kepada masyarakat selain dengan kegiatan diatas direncanakan pula pada tahun 2007 akan dilakukan pembuatan profile Kependudukan Kabupaten Situbondo, yang mencakup informasi data kependudukan, dan catatan sipil yang menjadi output kegiatan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Situbondo
2. Seksi Dokumentasi
Pada tahun 2007 Seksi Dokumentasi tetap melaksanakan pelayanan perubahan akte kelahiran, pemeliharaan dan perawatan dokument akta catatan sipil yang tertib, rapih dan terkendali, pemeliharaan yang akan dilaksanakan pada tahun 2007 adalah membukukan/menjlid berkas-berkas pendukung yang selama ini tersimpan dalam bundel-bundel yang sangat rentan terhadap kerusakan dan hilang, berdasarkan data yang ada terdapat kurang lebih 4.934 bundel berkas pendukung yang tersimpan dalam 853 bok, kegiatan membukukan/menjilid berkas pendukung ini akan sangat membantu petugas dalam pencaraian berkas pendukung berkenaan dengan perubahan akte kelahiran serta akan memudahkan penataan arsip yang rapih, bersih dan enak untuk dipandang, sedangkan kegiatan penunjang dalam rangka mengantisipasi semakin besarnya volume arsip yang disimpan dan terbatasnya sarana gedung penyimpan arsip, maka pada tahun 2007 direncanakan perluasan gedung arsip dan pengadaan sarana penyimpan naskah (roll O”pack),
Dalam upaya pemeliharaan data digital kependudukan pada tahun 2007 akan dituntaskan entri data akte kelahiran sebanyak 100.000,
Sehingga tertib administrasi penataan dokumen akte kelahiran baik secara manual ataupun digital dapat dilaksanakan
b. Perencanaan Program tahun 2008
Untuk Tahun 2008 direncanakan persentase Kepemilikan Identitas Kependudukan meningkat menjadi 60 % atau meningkat sekitar 20 % dari tahun 2007, adapun program dan kegiatan diantaranya adalah :

1. Seksi Penyuluhan
a) Kegiatan Sosialisasi Kependudukan, Catatan Sipil
Kegiatan penyuluhan melalui sosialisasi ini pada tahun 2008 akan dilakukan secara berkala ke 34 Kecamatan di Kabupaten Situbondo, dalam setiap kali sosialisasi di kecamatan ini dihadirkan tokoh-tokoh masyarakat diantaranya para Ketua RW, RT dan Kepala Sekolah yang ada di desa tersebut, selain kegiatan sosialisasi juga dilakukan Bimbingan teknis Kependudukan dan Catatan Sipil yang bersifat lebih teknis dan pesertanya lebih homogen seperti Bintek Bidan, Bintek PKK, Bintek para Kepela Sekolah dll.
b) Proyeksi Penduduk Kabupaten Situbondo
Untuk memberikan gambaran tentang jumlah penduduk Kabupaten Situbondo selama 10 tahun kedepan serta terbentuknya Kota Situbondo, perlu dilakukan pengkajian terhadap kondisi kependudukan dan catatan sipil di Kabupaten Situbondo, sehingga kebijakan pembangunan di Kabupaten Situbondo akan berdasarkan data yang akurat
Proyeksi Kependudukan ini akan menjelaskan keterkaitan antara kependudukan dengan bidang pendidikan, bidang kesehatan, Bidang Ekonomi serta bidang strategis lainnya
c) Penyusunan pedoman Administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil Dalam pelaksanaan pelayanan kependudukan, dan catatan sipil harus didukung oleh dasarr hukum dan petunjuk pelaksanaan (pedoman) yang memadai, sehingga kegiatan yang dilaksanakan dapat diterima oleh masyarakat, pedoman kependudukan, catatan sipil ini perlu dirangkum secara terpadu dalam satu buku, sehingga mudah untuk dipahami oleh seluruh masyarakat, buku pedoman kependudukan ini akan didistribusikan kepada seluruh masyarakat Kabupaten Situbondo, yakni melalui Kecamatan, desa dan Kelurahan serta bagi mereka yang memerlukan.
d) Penyusunan buku kumpulan informasi Kependudukan,
Buku Kumpulan Informasi kependudukan ini merupakan buku yang menyajikan register kependudukan atau informasi data kependudukan, melalui buku ini ditampilkan informasi seseorang diataranya nama penduduk dan identitas seluruh penduduk kabupaten Situbondo dapat diketahui, masyarakat dapat mengetahui data kependudukan yang ada di masing-masing Kecamatan, desa dan kelurahan, dalam buku ini terdapat kolom kosong yang dapat diisi oleh desa/kelurahan , yaitu tentang informasi perubahan kependudukan yang ada di desanya, misalnya : kelahiran, kematian, pindah/datang dll, selanjutnya pada akhir tahun buku tersebut akan ditarik kembali oleh dinas Kependudukan dan dilakukan updating data, sehingga data kependudukan tahun berikutnya akan selalu akurat tepat dan benar
e) Visualisasi data Kependudukan dan Catatan Sipil
Dalam upaya mendekatkan informasi kependudukan kepada masyarakat perlu didukung oleh sistem informasi penyampaian pesan yang lebih mudah dan sederhana, salah satu cara yang sudah dilakukan adalah dengan memasang billboard di halaman Kantor Kecamatan se Kab Situbondo dan lokasi strategis di Kota Situbondo, seiring dengan semakin berkembangnya produk kependudukan dan catatan sipil, mengakibatkan informasi yang ada pada papan informasi yang tersebar di seluruh Kecamatan sudah perlu disesuaikan/diganti oleh informasi yang lebih baru, untuk itu pada tahun 2008 ini akan dilanjutkan pergantian papan bilboard pada 17 kecamatan, penggantian ini kelanjutan dari kegiatan tahun 2007
f) Dalam upaya menyajikan data yang uptudate pada Web Site Dukcapil perlu dilakukan pemeliharaan dan penggantian data secara rutin, sehingga masyarakat tidak bosan/jenuh untuk membukan Web Site ini serta akan terus memantau perkembangan kependudukan di Kabupaten Situbondo
2. Seksi Dokumentasi
Pada tahun 2007 Seksi Dokumentasi tetap melaksanakan pelayanan perubahan akte kelahiran, pemeliharaan dan perawatan dokument akta catatan sipil yang tertib, rapih dan terkendali, sedangkan kegiatan penunjang dalam rangka mengantisipasi semakin besarnya volume arsip yang disimpan dan terbatasnya sarana gedung penyimpan arsip, maka pada tahun 2007 direncanakan perluasan gedung arsip dan pengadaan sarana penyimpan naskah (roll O”pack), serta pembangunan database dengan mengentri data sebanyak 278.000